SI và VGM là gì? Hướng dẫn khai báo chi tiết cho vận tải đường biển

Trong hoạt động xuất nhập khẩu đường biển, việc hoàn tất các thủ tục khai báo là yếu tố then chốt để đảm bảo lô hàng được thông suốt và an toàn. Hai thuật ngữ quan trọng mà các doanh nghiệp cần nắm vững là SI (Shipping Instruction) và VGM (Verified Gross Mass). Việc hiểu rõ si và vgm là gì sẽ giúp bạn tránh được các rủi ro không đáng có như trễ hàng, phát sinh chi phí hay thậm chí là bị từ chối xếp hàng.

SI Shipping Instruction chỉ dẫn gửi hàng là gì

SI (Shipping Instruction) được hiểu là bản hướng dẫn chi tiết mà nhà xuất khẩu (shipper) cung cấp cho công ty giao nhận vận tải (forwarder) hoặc trực tiếp cho hãng tàu. Nội dung của SI bao gồm các thông tin cần thiết để quá trình vận chuyển diễn ra đúng theo yêu cầu của người gửi hàng, đặc biệt là cơ sở để phát hành vận đơn (Bill of Lading - B/L) một cách chính xác.

Khi submit si và vgm là gì, việc cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin cho SI là vô cùng quan trọng. Một SI đầy đủ thường bao gồm:

• Số booking (Booking Number)
• Thông tin người gửi hàng (Shipper)
• Thông tin người nhận hàng (Consignee)
• Thông tin bên nhận thông báo hàng đến (Notify Party)
• Cảng xếp hàng (Port of Loading) và cảng dỡ hàng (Port of Discharge)
• Nơi nhận hàng cuối cùng (Final Destination)
• Tên tàu và số chuyến (Vessel/Voy No)
• Loại vận đơn sử dụng (Type of B/L: Sea waybill hay Surrender Bill)
• Điều khoản thanh toán cước tàu (Collect hay Prepaid)
• Số container và số seal
• Tên hàng hóa, mô tả chi tiết
• Loại bao bì đóng gói
• Số lượng, trọng lượng và số khối (Quantity, Weight, CBM)
• Nhãn hiệu vận chuyển (Shipping Mark)

Việc gửi SI trễ hoặc sai thông tin có thể dẫn đến sai sót trên vận đơn, gây ảnh hưởng dây chuyền đến các thủ tục thanh toán và hải quan sau này.

VGM Verified Gross Mass trọng lượng tổng đã xác minh là gì

VGM (Verified Gross Mass) là phiếu xác nhận tổng khối lượng (Gross Weight) của container hàng hóa vận chuyển quốc tế. Theo Công ước SOLAS (Safety of Life at Sea), từ năm 2016, mọi container trước khi được xếp lên tàu vận tải biển đều bắt buộc phải có VGM. Mục đích chính của việc này là để kiểm soát chặt chẽ tình trạng quá tải của container, đảm bảo an toàn cho con người, tàu và hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, vận chuyển.

Khi tìm hiểu về si vgm la gì, bạn cần biết rằng VGM bao gồm tổng trọng lượng của hàng hóa bên trong container cộng với trọng lượng của chính vỏ container đó (Tare Weight). Việc khai báo sai hoặc thiếu VGM đúng hạn có thể khiến container bị từ chối xếp lên tàu, dẫn đến chậm trễ lịch trình và phát sinh thêm chi phí lưu kho, lưu bãi.

Nội dung và cách tính VGM

Thông tin chính cần có trên phiếu xác nhận VGM bao gồm:

• Ngày tháng thực hiện cân container và lập giấy xác nhận VGM
• Thông tin người gửi hàng
• Thông số container sau khi cân
• Số container, kích cỡ và loại container (ví dụ: 20DC, 40HC)
• Khối lượng sử dụng lớn nhất cho phép của container
• Khối lượng toàn bộ của container đã được cân và tính toán
• Tên đơn vị, địa chỉ thực hiện việc cân container

Có hai phương pháp chính để xác định và khai báo VGM:

Phương pháp 1 Cân toàn bộ container

Phương pháp này bao gồm hai bước cân:

1. Cân xe tải không có container hàng hóa.
2. Cân cả xe tải đã có container hàng hóa trên đó.

Lấy kết quả bước 2 trừ đi kết quả bước 1 sẽ ra được khối lượng tổng (VGM). Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi có thiết bị cân đạt tiêu chuẩn và có thể tốn kém chi phí, thời gian.

Phương pháp 2 Tính toán dựa trên trọng lượng hàng hóa và vỏ container

Trong phương pháp này, người gửi hàng sẽ cân toàn bộ hàng hóa đã đóng vào container, sau đó cộng với trọng lượng tịnh (Tare Weight) của vỏ container. Trọng lượng vỏ container thường được ghi rõ trên thông số kỹ thuật của vỏ.

Phương pháp 2 thường được sử dụng phổ biến hơn vì tính tiện lợi, tiết kiệm chi phí và thời gian so với phương pháp cân toàn bộ.

SI và VGM cut off là gì?

Trong quy trình vận tải, si và vgm cut off là gì là câu hỏi được nhiều người quan tâm. "Cut off" ở đây chỉ thời hạn cuối cùng để hãng tàu tiếp nhận thông tin SI và VGM. Mỗi booking sẽ có thời hạn nộp SI và VGM riêng, được quy định rõ ràng để kịp thời phát hành vận đơn.

Nếu người gửi hàng nộp SI và VGM muộn hơn thời gian cut off quy định trên booking, họ có thể bị phạt. Mức phạt này thường dao động khoảng 40 USD hoặc hơn, tùy thuộc vào chính sách của từng hãng tàu.

Trong một số trường hợp khẩn cấp hoặc khi khách hàng chưa kịp có số container, số seal, họ có thể liên hệ sớm với đơn vị logistics để xin gia hạn thời gian (extend SI, VGM cut off) hoặc có thể hỗ trợ nộp trước một phần thông tin và bổ sung sau.

Tầm quan trọng của SI và VGM trong vận tải quốc tế

Việc khai báo chính xác và đúng hạn các thông tin SI và VGM mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Đảm bảo an toàn: VGM giúp kiểm soát tải trọng container, giảm thiểu rủi ro tai nạn do quá tải, bảo vệ an toàn cho con người, phương tiện và hàng hóa.
• Tuân thủ quy định quốc tế: Việc khai báo VGM là yêu cầu bắt buộc theo Công ước SOLAS, giúp hoạt động vận tải biển tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn toàn cầu.
• Phát hành vận đơn chính xác: SI cung cấp thông tin chi tiết để hãng tàu phát hành vận đơn đúng và đầy đủ, tránh sai sót trong các giao dịch thương mại.
• Tránh phát sinh chi phí và chậm trễ: Nộp SI và VGM đúng hạn giúp hàng hóa được xếp lên tàu đúng lịch trình, tránh các khoản phạt do nộp muộn và chi phí lưu kho, lưu bãi phát sinh.
• Tối ưu hóa quy trình xếp dỡ: Thông tin VGM chính xác giúp cảng và hãng tàu lập kế hoạch xếp dỡ hiệu quả, đảm bảo sự ổn định cho con tàu.

Hiểu rõ si vgm là gì và quy trình khai báo sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động logistics, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Lời khuyên cho việc khai báo SI và VGM

Để quá trình khai báo SI và VGM diễn ra thuận lợi, bạn nên lưu ý một số điểm sau:

• Chuẩn bị thông tin đầy đủ: Nắm vững các mục cần có trong SI và VGM, thu thập đầy đủ dữ liệu từ sớm.
• Xác định thời hạn Cut off: Luôn theo dõi và ghi nhớ thời hạn nộp SI/VGM cho từng booking.
• Kiểm tra kỹ lưỡng: Trước khi gửi, hãy rà soát lại tất cả thông tin để đảm bảo tính chính xác, tránh sai sót có thể gây hậu quả nghiêm trọng.
• Liên hệ đơn vị Logistics khi cần hỗ trợ: Nếu gặp khó khăn hoặc cần gia hạn thời gian, đừng ngần ngại liên hệ với đối tác logistics của bạn để được hỗ trợ kịp thời.
• Hiểu rõ phương pháp tính VGM: Lựa chọn phương pháp tính VGM phù hợp với điều kiện và nguồn lực của bạn.

Việc nắm vững kiến thức về si và vgm không chỉ giúp bạn hoàn thành tốt thủ tục mà còn góp phần xây dựng một chuỗi cung ứng an toàn và hiệu quả.